ISO 27701 — Privacy

In cosa consiste

La ISO 27701 è una norma internazionale che estende i requisiti della ISO 27001 introducendo linee guida specifiche per l'istituzione, l'implementazione, il mantenimento e il miglioramento continuo di un Sistema di Gestione delle Informazioni sulla Privacy (PIMS, Privacy Information Management System), configurandosi come un'appendice specialistica che integra la gestione della protezione dei dati personali all'interno di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni già esistente o da sviluppare contestualmente. Il sistema si applica sia ai titolari del trattamento (PII Controller) sia ai responsabili del trattamento (PII Processor) e richiede, in aggiunta all'analisi del contesto e al risk assessment tipici della ISO 27001, una valutazione specifica dei rischi legati alla privacy, spesso supportata da una Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) nei casi di trattamenti ad alto rischio. Da questa analisi discende la selezione di controlli aggiuntivi dedicati alla gestione dei dati personali, che riguardano tra l'altro le basi giuridiche del trattamento, la gestione del consenso, i diritti degli interessati, la minimizzazione e conservazione dei dati, la gestione dei trasferimenti internazionali e dei rapporti con i sub-responsabili, nonché la tenuta del Registro delle Attività di Trattamento (RoPA). Il sistema richiede il coinvolgimento della leadership nella definizione degli obiettivi di protezione dei dati, l'individuazione di ruoli e responsabilità in materia di privacy, spesso in coordinamento con la figura del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ove presente, oltre alla formazione del personale sui principi di privacy by design e by default. La norma è pensata per integrarsi armonicamente con framework normativi quali il GDPR, offrendo alle organizzazioni uno strumento operativo per dimostrare la conformità agli obblighi di accountability, e si presta a un'implementazione congiunta con altri standard della famiglia ISO 27000, in particolare ISO 27017 per la sicurezza nel cloud e ISO 27018 per la protezione dei dati personali nei servizi cloud. Come per gli altri sistemi di gestione basati sulla struttura HLS, anche il PIMS secondo ISO 27701 prevede un ciclo di monitoraggio, audit interni e riesame della direzione, fino all'eventuale audit di certificazione, che tuttavia viene tipicamente rilasciato come estensione della certificazione ISO 27001 già in essere.

Vantaggi per la tua azienda

Ecco una serie di vantaggi per un'organizzazione che adotta un Sistema di Gestione delle Informazioni sulla Privacy secondo ISO 27701:

• Supporto concreto alla dimostrazione di conformità al GDPR e al principio di accountability, grazie a un sistema documentato e verificabile
• Facilitazione nella gestione degli obblighi verso titolari, responsabili e sub-responsabili del trattamento, con chiara distinzione dei ruoli e delle relative responsabilità
• Maggiore solidità nella gestione di DPIA, basi giuridiche del trattamento e trasferimenti internazionali di dati
• Riduzione del rischio di sanzioni derivanti da violazioni della normativa privacy, grazie a un approccio strutturato e proattivo
• Maggiore tutela in caso di controlli da parte del Garante Privacy o di altre autorità di controllo, potendo dimostrare misure tecniche e organizzative adeguate
• Rafforzamento della fiducia di clienti, utenti e partner riguardo al trattamento responsabile dei dati personali
• Vantaggio competitivo nella selezione come fornitore, in particolare per servizi che trattano grandi volumi di dati personali o dati sensibili (cloud provider, servizi HR, sanità, marketing)
• Maggiore chiarezza nei processi di gestione del ciclo di vita dei dati personali (raccolta, trattamento, conservazione, cancellazione)
• Definizione strutturata di ruoli e responsabilità in materia di privacy, con eventuale coordinamento formalizzato con il DPO
• Riduzione del rischio di data breach relativi a dati personali, grazie a controlli dedicati e monitoraggio continuo
• Maggiore consapevolezza e formazione del personale sui principi di privacy by design e by default
• Miglior presidio del Registro delle Attività di Trattamento (RoPA) e della relativa documentazione a supporto degli audit

La nostra metodologia

L'implementazione di un Sistema di Gestione delle Informazioni sulla Privacy secondo la norma ISO 27701 presuppone, come base di partenza, un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni conforme alla ISO 27001 già operativo o sviluppato contestualmente, a partire dal quale si procede a estenderne il perimetro includendo in modo esplicito il trattamento dei dati personali. Il percorso prende avvio dalla definizione del ruolo assunto dall'organizzazione, come titolare e/o responsabile del trattamento, e dalla mappatura dei processi e dei flussi di dati personali coinvolti, individuando le basi giuridiche applicabili, le categorie di interessati e le eventuali categorie particolari di dati trattate. Su questa base viene condotta un'analisi dei rischi specifici per la privacy, integrata quando necessario da una Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) per i trattamenti ad alto rischio, da cui discende la selezione dei controlli aggiuntivi previsti dalla norma in materia di consenso, diritti degli interessati, minimizzazione e conservazione dei dati, gestione dei sub-responsabili e dei trasferimenti internazionali. Parallelamente vengono definiti ruoli e responsabilità in materia di privacy, con un coordinamento formalizzato con il Responsabile della Protezione dei Dati ove nominato, e viene predisposta o aggiornata la documentazione di sistema, incluso il Registro delle Attività di Trattamento (RoPA) e le procedure operative per la gestione del ciclo di vita dei dati personali. Un ruolo importante è affidato alla formazione del personale sui principi di privacy by design e by default, così da garantire che le logiche di protezione dei dati siano integrate fin dalla progettazione dei processi e dei sistemi informativi.